บริษัท บีทามิ้ลค์ จำกัด

บริษัท บีทามิ้ลค์จำกัด

ประวัติบริษัท

บริษัท บีทามิ้ลค์จำกัด ได้ก่อตั้งโดยนายสมพงษ์ อรรถสกุลชัย ในปี พศ.2534 ภายใต้ชื่อ บริษัท ไทยแอ็ดว้านซ์ฟูด(1991)จำกัด เพื่อผลิตและจัดจำหน่ายสินค้าประเภท นมเปรี้ยวพร้อมดื่มพาสเจอร์ไรส์ และโยเกิร์ตพาสเจอร์ไรส์ ตรา บีทาเก้น ซึ่งบริษัทฯได้วิจัย พัฒนา และคัดสรรวัตถุดิบที่ดี เพื่อนำมาผลิตสินค้า ที่มี จุลินทรีย์แลคโทบาซิลลัสสายพันธ์ดี CASEI ที่มีประโยชน์ต่อร่างกาย และรสชาติสินค้าที่ได้รับการยอมรับจากผู้บริโภค โดยบริษัทมีระบบการจัดจำหน่ายผ่านโมเดิร์นเทรด และหนุ่ม-สาวบีทามิ้ลค์ทั่วประเทศ

             1 กรกฎาคม 2550 บริษัท ไทยแอ็ดว้านซ์ฟูด(1991)จำกัด ได้ร่วมทุนกับ บริษัท คัมพินา ประเทศเนเธอแลนด์ และได้เปลี่ยนชื่อเป็น บริษัท บีทามิ้ลค์จำกัด จนถึงปัจจุบัน

ทั้งนี้ บริษัทฯไม่เคยหยุดนิ่งที่จะพัฒนาคุณภาพของผลิตภัณฑ์ ตลอดจนศึกษาพฤติกรรมผู้บริโภคอย่างต่อเนื่อง เพื่อนำมาเป็นข้อมูลในการพัฒนาคุณภาพสินค้า และผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ โดยยังมุ่งเน้นความพึงพอใจของผู้บริโภคเป็นสำคัญ

วิสัยทัศน์

เป็นผู้นำในอุตสาหกรรมนมที่เน้นการใช้จุลินทรีย์แล็คโทบาซิลลัสในกลุ่มโพรไบโอติคส์เป็นหลัก เพื่อสุขภาพและชีวิตที่ดี รวมทั้งมุ่งพัฒนาองค์กรและผลิตภัณฑ์ เพื่อนำ “บีทามิ้ลค์”ไปสู่ระดับสากล

ภารกิจ

1.ยึดมั่นในการผลิตสินค้า และคุณภาพสินค้าที่ได้มาตรฐานผลิตภัณฑ์อาหาร รวมทั้งการผลิตที่ใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัย ภายใต้การควบคุมคุณภาพที่เข้มงวดทุกขั้นตอน

2.วางแผนการบริหารและกำหนดกลยุทธ์เพื่อก้าวสู่ความเป็นผู้นำในฐานะผู้ผลิต และจัดจำหน่ายผลิตภัณฑ์นมเปรี้ยวพร้อมดื่มพาสเจอร์ไรส์ และโยเกิร์ตในประเทศไทย

           3.ขยายธุรกิจสู่ประเทศต่างๆ ในแถบเอเชียภายใต้ตราสินค้า บีทาเก้

โครงสร้างองค์กร

วัตถุประสงค์
1.เน้นคุณภาพให้คุ้มค่ากับราคาของสินค้า
2.เพื่อสร้างความเชื่อมั่นในสินค้าและยังต้องการสินค้าอย่างต่อเนื่องโดยไม่มีที่สิ้นสุด
3.เพื่อต้องการผลตอบแทนสูงสุด นั้นคือ “กำไร” ของบริษัท
4.เพื่อเป็นที่รู้จักในท้องตลาดทั่วไป
5.เพื่อขยายกิจการ

.

หน้าที่และปัญหาแต่ละแผนก

ฝ่ายบัญชี
หน้าที่ของฝ่ายบัญชี
1.มีหน้าที่และความรับผิดชอบในการจัดทำบัญชีของทางบริษัท
2. ตรวจสอบบัญชีรายรับ – รายจ่ายต่างๆ ของบริษัท
3. บันทึกรายการบัญชีของสมุดรายวันขั้นต้น บัญชีแยกประเภททะเบียนคุมของลูกค้า
4.ตรวจสอบ Statement จัดทำรายการทางการเงินประจำเดือนประกอบด้วยงบทดลองและ รายละเอียดลูกหนี้
5.คำนวณดอกเบี้ยและค่าปรับของลูกหนี้ ณ วันสิ้นงวดบัญชีลูกหนี้ ยืนยันการเป็นหนี้จัดทำงบการเงินสำนักงานตรวจเงินแผ่นดินเพื่อตรวจสอบและรับรอง

ปัญหาของฝ่ายบัญชี
1. ไม่สามารถลดความยากหรือความสลับซับซ้อนของงานที่มี
จำนวนมากได้
2. ไม่สามารถเรียกดูรายละเอียดต่างๆ ของข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
3.ไม่มีความสะดวกรวดเร็วในการจัดทำเอกสารและบันทึกข้อมูลทางการบัญชี

ฝ่ายจัดซื้อ
หน้าที่ของฝ่ายจัดซื้อ
1. จัดซื้อเกี่ยวกับอุปกรณ์ ชิ้นส่วน ต่างๆ ที่ใช้ในการซ่อมและขาย
2. การจัดระบบการวางแผนและควบคุมการจัดซื้ออย่างมีประสิทธิภาพ
3. อุปกรณ์ ชิ้นส่วน หรืออุปกรณ์ต่างๆที่ใช้ในการซ่อม ที่ฝ่ายซ่อม
4. ต้องการ ให้ตรงกับความต้องการทั้งในด้านคุณภาพ โดยให้มีต้นทุนค่าใช้จ่ายที่ต่ำที่สุด

ปัญหาของฝ่ายจัดซื้อ
1. วัตถุดิบ ชิ้นส่วนต่างๆ ที่หน่วยงานต้องการ บางอย่างจัดหาไม่ได้ตามที่กำหนด
2. วัตถุดิบ ชิ้นส่วนต่างๆบางชิ้นนั้นไม่ได้ตามปริมาณและคุณภาพที่กำหนด
3. ชิ้นส่วนต่างๆบางชิ้นมีราคาแพงและในการจัดส่งต้องเสียค่าจัดส่งสินค้าด้วย
4. เวลาในการสั่งของสินค้าและได้รับนั้น ไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด

ฝ่ายขาย

หน้าที่ของฝ่ายขาย
ฝ่ายขายมีหน้าที่ในการจัดทำกลยุทธ์การขายและแผนการจัดจำหน่ายสินค้าในกลุ่มของสินค้า ทำการบริหารการขายให้เป็นไปตามเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้ร่วมกัน รวมทั้งจัดหาและบริหารเจ้าหน้าที่การตลาด ทำการติดต่อประสานงานและดำเนินความสัมพันธ์กับคู่ธุรกิจ นอกจากนี้ยังต้องร่วมในการวางแผนการตลาดและกลยุทธ์โดยรวมของบริษัทด้วย

ปัญหาของฝ่ายขาย
1. ไม่สามารถเก็บข้อมูลลูกค้าได้อย่างเป็นระเบียบ
2. ไม่สามารถติดต่อลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
3. ไม่สามารถจัดเก็บและเชื่อมต่อข้อมูลจากฝ่ายอื่นๆ ของแต่ละส่วนงานได้
4. ค้นหาเอกสารได้ยาก เนื่องจากเอกสารมีเยอะและจัดเก็บไว้หลายที่
5. ข้อมูลมีการสูญหาย เพราะไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารที่ต้องการอยู่ตรงไหนเนื่องจากการเก็บเอกสารยังไม่เป็นระบบ อาจทำให้บริษัทได้รับความเสียหาย

ฝ่ายการเงิน
หน้าที่ของฝ่ายการเงิน
1. ปฏิบัติงานเกี่ยวกับงานรับเงิน และเอกสารแทนตัวเงิน
2. ปฏิบัติงานจ่ายเงิน และเอกสารแทนตัวเงิน
3. จัดทำทะเบียนคุม และเอกสารควบคุมการจ่ายเงิน
4. ดำเนินการเกี่ยวกับการเก็บรักษาเงิน และเอกสารแทนตัวเงิน
5. จัดทำเช็คสั่งจ่าย และจ่ายเงินซื้อตั๋วแลกเงิน ส่งไปจ่าย
6. ปฏิบัติงานอื่นที่ได้รับมอบหมายตามกฎหมาย กฎ ระเบียบ ข้อบังคับ และคำสั่งขอผู้บริหาร

ปัญหาของฝ่ายการเงิน
1. บันทึกข้อมูลทางการเงินเป็นไปได้อย่างล้าช้า
2. การค้นหาข้อมูลของลูกค้าเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย
3. ไม่สามารถจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับรายได้ – รายจ่าย ได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ

ฝ่ายบุคลากร , ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์

หน้าที่ของฝ่ายบุคลากร , ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์
มีหน้าที่ในการจัดการ ดูแล งานด้านการบริหารงานบุคคลทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการรับสมัครงาน, การคัดเลือกบุคลากรเข้ามาทำงาน, การดูแลเกี่ยวกับการปฏิบัติให้ถูกต้องตามกฎหมายแรงงาน, การลงโทษพนักงาน, การดูแลสวัสดิการและความเป็นอยู่ของพนักงาน

ปัญหาของของฝ่ายบุคลากร , ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์
1. การพัฒนาของระบบงานต่างๆ ปฏิบัติไม่ต่อเนื่อง
2. การวางแผนประกอบการพัฒนาในระบบการปฏิบัติงานของพนักงานเป็นไปอย่างไม่มีแบบแผน
3. การประกันคุณภาพด้านสินค้าเริ่มลดน้อยถอยลง

ฝ่ายพัฒนาธุรกิจ
หน้าที่ของฝ่ายพัฒนาธุรกิจ
การระบุวัตถุประสงค์ และเป้าหมาย อย่างชัดเจน กระบวนการประเมินกระบวนการให้บริการ เป็นกระบวนการ ที่โปร่งใสและได้รับการยอมรับจากคนในหน่วยงาน หน่วยงานให้ความหมายคำว่า " คุณภาพ " ได้อย่างชัดเจน สามารถวัดได้และมีหลักฐานที่เชื่อถือได้เป็นตัวชี้ว่า ทุกอย่างดำเนินงานไปตามแผน มีความชัดเจนเมื่อมีสัญญาณว่า บางสิ่งบางอย่างกำลังจะผิดพลาด ได้มีการแก้ไขทันและได้เตรียมหาทางออก หรือทางแก้ไขความผิดพลาดไว้ล่วงหน้าด้วย

ฝ่ายการคลังสินค้า
หน้าที่ของฝ่ายการคลังสินค้า
การดำเนินการวางแผนจัดหาพัสดุ กำหนดคุณลักษณะเฉพาะ การวิเคราะห์ค่าใช้จ่าย การจัดซื้อ/จ้าง จ้างที่ปรึกษา จ้างออกแบบและควบคุมงาน ตรวจรับ เช่า จัดทำเอง แลกเปลี่ยน ตรวจร่างสัญญา ควบคุมทะเบียนวัสดุและครุภัณฑ์
ปัญหาของฝ่ายการคลังสินค้า
1. ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้อาจ ลืมเช็คได้
2. ไม่สามารถเช็คสินค้าในคลังได้อย่างรวดเร็ว
3. ข้อมูลของสินค้าในคลังที่จัดเก็บไม่ชัดเจน ทำให้ยากต่อการเช็คต๊อกของสินค้า

ฝ่ายผลิต
หน้าที่ของฝ่ายผลิต
1. จัดสินค้าตามใบเบิกสินค้าเพื่อนำส่งสินค้าให้กับลูกค้า ตรวจนับยอดคงเหลือขอวัตถุดิบ
2. ตรวจนับยอดคงเหลือของวัตถุดิบ

ปัญหาของฝ่ายผลิต
1. ออกแบบชิ้นงานมาไม่ถูกใจลูกค้า
2. สี ลวดลาย และขนาด ของชิ้นงานที่ทำไม่ได้ตามปริมาณคุณภาพที่ลูกค้ากำหนด
3. ระยะเวลาในการออกแบบชิ้นงานไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด

ฝ่ายซ่อมบำรุง
หน้าที่ของฝ่ายซ่อมบำรุง
รับผิดชอบในการควบคุมการตรวจซ่อมบำรุงรักษาและซ่อมแซมวัสดุอุปกรณ์ภายในอาคารควบคุมระบบดับเพลิงในอาคาร , ควบคุมการออกแบบปรับอาคารและพื้นที่ต่าง ๆ ควบคุมการทำงานของเครื่องจักรดูแลรักษาเครื่องจักรให้สามารถใช้งานได้อยู่เสมอ

ปัญหาของฝ่ายซ่อมบำรุง
1. อุปกรณ์ที่ยืมมาใช้หาย ไม่นำกลับมาเก็บไว้ในที่เดิม
2. เครื่องมือและอุปกรณ์บางส่วนใช้งานอย่างผิดวิธีจึงทำให้เกิดการชำรุดเสียหาย
3. ระยะเวลาในการซ่อมบำรุงบางงานต้องใช้เวลาในการซ่อมบำรุงนาน
4. งานบางงานต้องทำอยู่กับความร้อน ความเย็น จึงต้องมีอุปกรณ์ป้องกัน

ฝ่ายควบคุมคุณภาพ
หน้าที่ของฝ่ายควบคุมคุณภาพ
1. ตรวจจำนวนส่งมอบที่ระบุไว้ใน PACKING LIST 100%
2. ตรวจป้ายผลิตภัณฑ์ 100%
3. ตรวจการจัดเรียง
กรณีตรวจไม่ผ่าน
พนักงานตรวจสอบคุณภาพต้องแจ้งแผนกคลังสินค้าและแผนกจัดส่งให้แยกงานออก
กรณีผ่าน
ให้พนักงานตรวจสอบคุณภาพแจ้งกับแผนกคลังสินค้าและจัดส่งทำการเคลื่อนย้ายสินค้าเพื่อทำการส่งมอบ โดยไม่ต้องมีการแสดงสถานการตรวจสอบ

ปัญหาของฝ่ายควบคุมคุณภาพ
1.พบข้อบกพร่องของชิ้นงานที่ทำ เช่น ชิ้นงานที่ทำออกมาไม่ตรงไปตามแบบที่ลูกค้า
2.ความสูง ความกว้าง ขนาดของชิ้นงานที่ทำออกมาไม่ได้ตามสเปคที่ลูกค้ากำหนด
3.สี และ ลวดลาย ไม่ตรงตามกำหนด

ปัญหาระหว่างฝ่าย
ฝ่ายงานขายกับฝ่ายงานบัญชี
1. หากฝ่ายขายไม่นำเอกสารสั่งซื้อสินค้ามาส่งให้แก่ฝ่ายบัญชี ฝ่ายบัญชีก็จะไม่ทราบยอดการสั่งซื้อ
2. หากฝ่ายขายทำเอกสารการชำระเงินของลูกค้าหาย ฝ่ายบัญชีก็จะไม่ทราบข้อมูลการชำระเงินของลูกค้า
3.หากฝ่ายขายได้ขายสินค้าไป โดยไม่ได้แจ้งให้ฝ่ายบัญชีทราบจะทำให้ยอดขายกับยอดการเงินของบริษัทไม่เท่ากัน
ฝ่ายงานขายกับฝ่ายคลังสินค้า
1. หากฝ่ายคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า ฝ่ายขายก็จะไม่ทราบว่าจำนวนสินค้าว่าเพียงพอกับการขายหรือไม่
2. หากฝ่ายขายขายสินค้าไปโดยไม่แจ้งแผนกคลังสินค้าๆก็จะไม่ทราบจำนวนสินค้าที่เหลืออยู่ ทำให้เสียเวลาในการตรวจนับใหม่

ฝ่ายงานบัญชีกับฝ่ายคลังสินค้า
หากฝ่ายคลังสินค้าไม่ได้แจ้งยอดสินค้าคงคลัง ฝ่ายบัญชีก็จะไม่สามารถทำงบการเงินได้ในการสั่งซื้อสินค้าได้ เพราะจะต้องทราบยอดสินค้าคงเหลือของแต่ละงวด
ฝ่ายควบคุมคุณภาพกับฝ่ายผลิต
ถ้าฝ่ายควบคุมคุณภาพตรวจพบ ปัญหาที่ชิ้นงานที่ฝ่ายผลิตทำ ฝ่ายควบคุมคุณภาพก็จะต้องตีชิ้นงานนั้นกลับไปให้ฝ่ายผลิตทำใหม่ จึงทำให้การดำเนินการผลิตนั้นเป็นไปอย่างล่าช้าไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด

ฝ่ายซ่อมบำรุงกับฝ่ายจัดซื้อ
ถ้าฝ่ายซ่อมบำรุง อุปกรณ์เครื่องมือหมดต้องไปสั่งซื้อที่ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายจัดซื้ออุปกรณ์บางชิ้นไม่สามารถหาซื้อได้ และระยะเวลาในการสั่งซื้ออุปกรณ์นั้นๆ กินเวลาพอสมควร
ฝ่ายซ่อมบำรุงกับฝ่ายผลิต
ถ้าฝ่ายซ่อมบำรุงเข้าไปดำเนินการซ่อมบำรุง ฝ่ายผลิตก็จะไม่มีเครื่องมือผลิต จึงทำให้ยอมในการผลิตสินค้านั้นลดน้อยลงทำให้ไม่ได้ตามเป้าที่กำหนด ส่งผลให้การผลิตนั้นไม่เสร็จตรงตามระยะเวลาที่ต้องส่งสินค้าให้กับลูกค้า
ฝ่ายจัดซื้อกับฝ่ายบัญชี
ถ้าฝ่ายจัดซื้อไม่มีรายการสินค้าที่จะซื้อให้กับแผนกบัญชีก็จะไม่สามารถเบิกจ่ายเงินออกมาซื้อสินค้าได้

                ระบบที่จะนำมาแก้ไข
                    1.ระบบบัญชีแยกประเภท
                    2.ระบบประชาสัมพันธ์
                    3.ระบบตรวจเช็คสินค้า
                    4.ระบบงานบุคคล
                    5.ระบบจัดเก็บข้อมูลสินค้า
                    6.ระบบการขายและการจองสินค้า

ตารางแสดงรายการ การทำงาน (Functions) ทางธุรกิจทั้งของบริษัท

แสดงการจำแนกกิจกรรม (Activates) ของหน้าที่ที่การทำงาน (Function) ในบริษัท

แสดงความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่และหน่วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง (Function-to-Data  Entities)

เกณฑ์ในการตัดสินใจ

1. เพิ่มจำนวนลูกค้า
2. สร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้า
3. เพิ่มภาพลักษณ์ให้กับบริษัท

4. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
5. เพิ่มผลกำไร

ขั้นตอนที่ 1

การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

(Project Identification and Selection)

1. ค้นหาโครงการที่ต้องการพัฒนา
จากการที่ได้สำรวจปัญหาของแต่ละแผนกและปัญหาระหว่างแผนกสามารถเลือกระบบที่ต้องการพัฒนาได้ดังนี้

1. ระบบงานขาย/การตลาด
2. ระบบงานบัญชี
3. ระบบคลังสินค้า/จัดซื้อ

ทางบริษัทได้จัดสรรงบประมาณในการพัฒนาระบบของบริษัททั้งสิ้น 550,000 บาท

2. จำแนกและจัดกลุ่มระบบ
ระบบทั้ง 3 ระบบที่ค้นหามาได้มีวัตถุประสงค์ดังนี้

1. ระบบงานขาย
วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการทำการโฆษณาสินค้า ดึงดูดความสนใจแก่ลูกค้าที่มาจะมาบริโภคสินค้าของเรา

2. ระบบงานบัญชี
วัตถุประสงค์เพื่อจัดทำระบบบัญชีให้มีประสิทธิภาพ ใช้งานได้ง่ายต่อการทำงานและง่ายต่อการพัฒนาต่อ

3. ระบบคลังสินค้า/จัดซื้อ
วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดของการคลัง เพื่อให้สามารถตรวจสอบยอดต่างๆของสินค้าได้ 

        จากตารางแสดงการเปรียบเทียบระบบกับวัตถุประสงค์ พบว่าแต่ละระบบสามารถตอบสนองความต้องการของบริษัทได้ทั้งหมด แต่เนื่องด้วยทางบริษัทมีงบประมาณในการพัฒนาระบบจำกัด จึงต้องนำระบบทั้ง 3 มาพิจารณาใหม่อีกครั้ง ซึ่งจะต้องดูรายละเอียดของขนาดระบบ งบประมาณและผลประโยชน์ สามารถแสดงได้ดังตารางต่อไปนี้

              จากการพิจารณาโครงการทั้ง 3 โครงการตามวัตถุประสงค์ ขนาดของโครงการที่ต้องการพัฒนาและผลประโยชน์จะพบว่าโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์และให้ผลประโยชน์แก่บริษัทมากที่สุดคือ ระบบตรวจเช็คสินค้ากับระบบบุคคลและระบบการขายและการจองสินค้าแต่เนื่องจากข้อจำกัดด้านเงินลงทุนของบริษัท ทางบริษัทจึงเห็นควรเลือกพัฒนาโครงการ”ระบบตรวจเช็คสินค้า” ซึ่งเป็นโครงการขนาดกลางที่ทางบริษัทสามารถให้เงินลงทุนได้และปฎิเสธ ระบบบุคคลและระบบการขายและการจองสินค้า ไปเนื่องจากใช้งบประมาณในการพัฒนาสูงกว่า

การเสนอแนวทางเลือก ในการนำระบบพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้ามาใช้งาน 

      หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิมและพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือทำให้สามารถตรวจสอบคุณภาพสินค้าและตรวจเช็คสินค้าในคลังในยาก อีกทั้งมีปัญหาในเรื่องของการเบิกจ่ายและการสั่งซื้ออาจทำให้เกิดความซับซ้อนของข้อมูล เช็คย้อนหลังได้ยาก เพื่อลดปัญหาต่างๆลง ได้มีการเสนอโครงการพัฒนาระบบใหม่ขึ้นทางทีมงานได้รวมรวบข้อมูลจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องและนำเสนอผู้บริหารจากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ โดยมีแนวทางเลือกในการพัฒนาโครงการโดยมีแนวทางเลือกดังนี้

      แนวทางเลือกที่1. ซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป (Packaged Software)
      แนวทางเลือกที่2. จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing)
      แนวทางเลือกที่3. ใช้ทีมงานเดิมมาพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development)

การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน

ทางเลือกที่ 1 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software) มีรายละเอียดดังตาราง
แนวทางเลือกที่ 1 จัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้
น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก
น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี
น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้
น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง
ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

ตารางการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1       ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ซอฟต์แวร์ A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 2 : ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ มีรายละเอียดดังตาราง
แนวทางเลือกที่ 2.จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2
ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือก ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้
น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก
น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี
น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้
น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง

ตารางการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2
        ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือก จ้างบริษัทบริษัท rightsoftcorp พัฒนาระบบ มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ข้อเสนอแนะแนวทางเลือกทั้ง 2 แนวทาง
แนวทางเลือกที่ 1 การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จระบบ B
ข้อดี ระบบมีความสามารถพัฒนาระบบได้ตรงตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของบริษัทที่ได้จัดทำไว้ราค่ามาต้นทุน/ค่าบำรุงรักษาระบบไม่สูงมากนัก
ข้อเสีย ระบบไม่สามารถปรับแต่งได้ตามความต้องการแต่ก็ไม่กระทบองค์กรใช้ระยะเวลาในการติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งานนาน
แนวทางเลือกที่ 2 การจ้างบริษัท rightsoftcorp เพื่อพัฒนาระบบ B
ข้อดี ระบบมีความสามารถพัฒนาระบบได้ตรงตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของบริษัทที่ระบบยังมีความยืดหยุ่นในปรับแต่งได้ตามความต้องการโดยไม่กระทบองค์กรสามารถพัฒนาไปยังอนาคตข้างหน้าได้ใช้ระยะเวลาติดตั้งและฝึกอบรมการใช้งานน้อย
ข้อเสีย ราค่าต้นทุน/ค่าบำรุงรักษาระบบค่อนข้างสูง
ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทางจะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนาพร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสอง โดยมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้
ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด
หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้

ตารางเปรียบเทียบการพิจารณาแนวทางเลือกทั้งสามแนวทาง

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

       ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูปเนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและมีความคุ้มค่าในการลงทุน

ขั้นตอนที่ 2

การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย
      นำระบบการขายมาใช้งานในบริษัทเพื่อตอบสนองความต้องการและสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าเสมือนลูกค้าเป็นพี่น้องของเราและใช้เป็นระบบที่ใช้ในการขายสินค้า

วัตถุประสงค์
        เพื่อนำระบบใหม่มาแก้ไขปัญหาต่างๆให้มากที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และความทันสมัยของระบบเพื่อนทันต่อการใช้งานรวมไปถึงตรวจสอบสินค้าให้ได้มาตรฐาน ถูกต้อง ว่องไวตรงตามความต้องการ และพัฒนาให้เป็นระบบงานขายที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ได้ ได้อย่างมี

ประสิทธิ์ภาพ

ขอบเขตของระบบ
        โครงการพัฒนาระบบการขายได้มีการจัดทำขึ้นโดย ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบมารับผิดชอบโครงการ พร้อมกันนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้
        

           · ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ Multi-User ได้
           · ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก
           · ระบบจะต้องแบ่งการทำงานอย่างชัดเจน แต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้
           · ระบบจะต้องเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน
           · ระบบจะต้องมีความถูกต้องและแม่นยำมากที่สุด


ปัญหาที่พบจากระบบเดิม
          · เอกสารมีจำนวนมาก ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ
          · ข้อมูลมีความแตกต่าง เนื่องจากในการให้ข้อมูลของลูกค้าแต่ละครั้งมีความเปลี่ยนแปลง
          · เป้าหมายของบริษัทไม่เป็นไปตามความต้องการของลูกค้า
          · การเก็บรวบรวมข้อมูลของลูกค้าและการค้นหาข้อมูลของลูกค้าเกิดความซ้ำซ้อน
          · ข้อมูลที่ได้ไม่มีความชัดเจนและแน่นอน
          · เนื่องจากเป็นระบบที่มีการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลอยู่ตลอดเวลาทำให้ข้อมูลเกิด ความเสียหาย             และสูญหายได้
         · ยากต่อการหาข้อมูล
         · การทำงานของพนักงานแต่ละฝ่ายไม่มีความแน่นอน

ความต้องการในระบบใหม่
         · ความรวดเร็วของระบบใหม่ในการทำงาน
         · สามารถเก็บ และตรวจสอบข้อมูลลูกค้า สินค้าได้
         · สามารถเพิ่ม แก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูลของสินค้าและข้อมูลลูกค้าได้
         · สามารตรวจเช็คสินค้าที่ลูกค้าต้องการจองได้

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่
        · ลดความซ้ำซ้อนกันของการทำงาน
        · ลดระยะเวลาในการทำงาน
        · ข้อมูลมีความถูกต้องแม่นยำและไม่ซ้ำซ้อน
        · การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น


แนวทางในการพัฒนา
          การพัฒนาระบบ เป็นการพัฒนาระบบในส่วนของการขายและในส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องเช่น สั่งซื้อสินค้า การตรวจสต็อกสินค้า ซึ่งบางครั้งการทำงานขั้นตอนต่าง ๆ อาจจะมีเอกสารหรือข้อมูลที่ซับซ้อนหลายขั้นตอน ดังนั้นจึงได้มีการวิเคราะห์ระบบใหม่เพื่อความสะดวกและมีประสิทธิภาพในการทำงาน เมื่อพิจารณาถึงขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสมกับบริษัทแล้วสามารถแบ่งได้ทั้งหมด 7 ขั้นตอน

         1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ
         2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ
         3. การวิเคราะห์ระบบ
         4. การออกแบบเชิงตรรกะ
        5. การออกแบบเชิงกายภาพ
        6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ
        7. การซ่อมบำรุงระบบ


ขั้นตอนที่ 1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )
          เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกับระบบเดิมหรือให้เหมาะสมกับองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบเพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงานขององค์กร
         ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือบริษัทสวีทตี้ ข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ 

          · การสั่งซื้อสินค้า
          · การเช็คสินค้าที่ลูกค้าต้องการสั่ง
         · การจัดเก็บข้อมูลของลูกค้าและข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า

ขั้นตอนที่ 2 การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ
            เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้

           · เริ่มต้นทำโครงการ ก่อนเริ่มทำโครงการเราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานก่อน
           · กำหนดวัตถุประสงค์หรือทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้
           · วางแผนการทำงานของระบบใหม่

ขั้นตอนที่ 3 การวิเคราะห์            1.ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิม ดูว่าการทำงานของบริษัท มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิม และระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบการสั่งจองสินค้า
           2.การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบ ศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ
           3.จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้ เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้ว ก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้ ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 4 การออกแบบเชิงตรรกะ
             เป็นการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน ซึ่งในการ   ออกแบบระบบระบบงานที่ได้ในแต่ละงานจะไม่เหมือนกันซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ระบบงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว

ขั้นตอนที่ 5 การออกแบบเชิงกายภาพ
            ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบเครือข่าย ฐานข้อมูล โปรแกรมสำเร็จรูป เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น และมีความรวดเร็ว ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป

ขั้นตอนที่ 6 การพัฒนาและติดตั้งระบบ
            ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม เพื่อให้เป็นไป ตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่ อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หรือจัดทำโปรแกรมขึ้นมาเอง แต่อาจจะมีความยุ่งยากไปหน่อย หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่ ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้
           1. เขียนโปรแกรม
           2. ทดสอบโปรแกรม
           3. ติดตั้งระบบ
           4. จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 7 การซ่อมบำรุงระบบ
          อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด

แผนการดำเนินงานของโครงการ
แผนการดำเนินงานของโครงการที่ต้องการวิเคราะห์ระบบที่มีการเปลี่ยนแปลง คือ ระบบการขายสินค้า และส่วนอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องมีดังต่อไปนี้

           - ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
           - ประมาณการใช้ทรัพยากร
           - ประมาณการใช้งบประมาณ
            - ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

1. ทีมงานรับผิดชอบโครงการ
ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 2 คน จะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้
            - นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง
           - โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ

2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้
          1.เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง
          2.เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน 20 เครื่อง
          3.เครื่องพิมพ์ (Printer) 5 เครื่อง
          4. อุปกรณ์ต่อพวง 6 ชุด (ตามความเหมาะสม)

สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

1.ผู้จัดการ
ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา
        นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์             100,000 บาท

2.พนักงาน
         ฝึกอบรมพนักงานและผู้บริหาร 10 คน                         2,300 บาท
         วันฝึกอบรมผู้ดูแลระบบ                                                1,000 บาท

3.จัดชื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์:
        เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เป็นworkstation                        60,000 บาท
        อื่นๆ                                                                              13,000 บาท

4.ค่าใช้จ่ายระหว่างดำเนินงาน
        ค่าบำรุงระบบ                                                                60,000 บาท
        จัดชื่อเก็บข้อมูลสำรอง                                                 3,000 บาท
                                                              

                                                                                         รวม 312,300 บาท


ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน
             ระยะเวลาการดำเนินงานของโครงการระบบการขาย จะใช้เวลาประมาณ 30 วัน ตั้งแต่วันที่ 1 กุมภาพันธ์ 2556ถึง 1 มีนาคม 2556 เป็นระยะเวลาในการดำเนินงานของการพัฒนาระบบการขายของบริษัท
ระยะเวลาดำเนินงาน
           · จำนวนชั่วโมงจริงในการทำงานในแต่ละวัน หรือส่วนหนึ่งของการประมาณระยะเวลาที่กำหนดไว้ นั่นคือ 8ชั่วโมงต่อวัน ไม่รวมช่วงพักเที่ยง
           · เฉพาะวันทำการ คือวันจันทร์-ศุกร์ ไม่นับวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์
รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร
             จากการที่ได้ศึกษาโครงการส่งเสริมการขายปัญหาที่พบในระบบ ซึ่งอาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัท พนักงาน และอาจจะส่งผลต่อลูกค้า เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงาน ในด้านการบริการ และทางระบบสารสนเทศ ทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น เพื่อที่จะนำไปพัฒนา

ขั้นตอนที่ 3

การกำหนดความต้องการของระบบ 

การกำหนดความต้องการของระบบ
              เมื่อโครงการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้าได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา ดังนั้น จึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม

1. ออกแบบสอบถาม
            บุคคลผู้ตอบแบบสอบถามคือ “ผู้จัดการแผนกคลังสินค้า”, “ผู้จัดการแผนกขาย”และ ”ผู้จัดการแผนกบัญชี” การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์ไม่ต้องมีการจดบันทึกไม่รบกวนเวลาทำงานของผู้จัดการแต่ละแผนกมากนักสามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามอีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูล เหตุผลที่เลือกสอบถามผู้จัดการทั้ง 3 แผนกนี้ เนื่องจาก 3 แผนกนี้มีความเกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบตรวจเช็คสินค้าอย่างมาก

ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้ 
            จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้
          1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม
          2. ความต้องการในระบบใหม่

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม
      ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LANประกอบด้วย
         1.1) เครื่องแม่ข่าย จำนวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows Server 2008
         1.2) เครื่องลูกข่าย จำนวน 20 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows 7 และซอฟต์แวร์สำหรับงาน         สำนักงาน Microsoft Office 2010
         - แผนกการขาย ใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel ในการคำนวณ
ยอดขายสินค้าของแต่ละวัน
- แผนกบัญชี ใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี Accpac และใช้Microsoft Excel สำหรับคำนวณเงินยอดการสั่งซื้อ สั่งเบิกสินค้า
- แผนกคลังสินค้า ใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูประบบตรวจเช็คสินค้า
           1.3 ) อุปกรณ์ต่อพ่วง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์จำนวน 3 เครื่อง

2. ความต้องการของระบบใหม่
          1. สามารถตรวจสอบสินค้าได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ
          2. ระบบสามารถประเมินยอดของสินค้าได้ว่าต้องสั่งซื้อสินค้าเพิ่มเท่าใด อะไรบ้าง โดยดูจาก จำนวนสินค้าคงเหลือในคลัง
          3. ข้อมูลในระบบสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่นๆได้แต่จะต้องทำการเข้า Login ก่อน
          4. สามารถค้นหาข้อมูลได้รวดเร็วและน่าเชื่อถือ

3. ความต้องการของผู้ใช้ในระบบใหม่ 
         จากแบบสอบถามและการสัมภาษณ์ ทางทีมงานสามารถสรุปความต้องการในระบบใหม่ได้ ดังต่อไปนี้

         1. สามารถตรวจสอบสินค้าในคลังได้รวดเร็วและถูกต้อง
         2. ตรวจเช็คการสั่งซื้อ การเบิกจ่ายได้เร็ว 

         3. ตรวจสอบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลังได้
         4. ข้อมูลของแต่ละแผนกสามารถเชื่อมโยงกันได้
         5. สามารถเพิ่มเติม แก้ไขและเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้
         6. สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
         7. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานทุกฝ่าย

เพื่อเป็นการตอบสนองความต้องการดังกล่าวสามารถแบ่งการทำงานออกเป็น 3 ระบบ ดังนี้

3.1. ระบบตรวจเช็คสินค้า
        เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บสินค้ารวมทั้งการตรวจสอบสินค้าคงเหลือในคลังสินค้าว่าสินค้าประเภทไหนเหลืออยู่จำนวนเท่าไหร่จะได้ทำการสั่งซื้อสินค้าเหล่านั้นมาเก็บไว้ในคลังสินค้าเพื่อไม่ให้เกิดการขาดแคลน

3.2. ระบบบุคคล 
         เป็นระบบที่ทำการดูแลทุกเรื่องเกี่ยวกับพนักงานทุกคนภายในบริษัท

3.3. ระบบการขายและการจองสินค้า
         เป็นระบบที่ช่วยเสริมสร้างความเชื่อมั่นและกระตุ้นการตลาดทำให้เกิดความรวดเร็วในการขาย ลูกค้าสามารถดูสินค้า, สั่งสินค้าได้สะดวกและง่ายขึ้น

ขั้นตอนที่ 4

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ(Process Modeling)

จำลองขั้นตอนการทำ งานของระบบ

(System Requirement Structuring)

               หลังจากโครงการพัฒนาระบบงานฝ่ายบัญชี ได้รับการอนุมัติแล้ว ทีมงานพัฒนาระบบจึงได้วิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบโดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล ดังนี

ขั้นตอนที่ 5

การออกแบบ User Interface

หน้าต่างเลือกซื้อสินค้า

หน้าต่างระบุจำนวนสินค้า

หน้าต่างยืนยันสินค้า

ขั้นตอนที่ 6

การพัฒนาและติดตั้งระบบ

         ทีมงานได้จัดทำ เอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบจัดซื้อ เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำ งานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น โปรแกรมระบบขายเป็นโปรแกรมที่ทำซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยทั้งหมด 2 ส่วนได้แก่
      1.แนะนำโปรแกรมตรวจเช็คสินค้า เป็นระบบที่สามารถทำงานได้หลายหน้าที่และมีระบบย่อยทั้งหมด
      2. รายการขายสินค้า เป็นระบบที่ออกใบเสร็จรับเงิน ใบรายการสินค้า เป็นต้นเป็นระบบทีจัดการข้อมูลสินค้า สามารถตรวจสอบการซื้อสินค้า สามารถสั่งซื้อสินค้าได้ง่ายมากขึ้น และเก็บรวบรวมข้อมูลในเรื่อง
      3. รายชื่อลูกค้า มีหน้าที่ในการในการตรวจสอบชื่อลูกค้า พร้อมทั้งเพิ่มข้อมูล ลบข้อมูล และพิมพ์รายงาน
 

   

ขั้นตอนที่ 7

ซ่อมบำรุง

1) กิจกรรมการบำรุงรักษาตามหน้าที่เดิมของฝ่ายซ่อมบำรุง
     คือ การใช้ความรู้ความสามารถที่มีมากกว่าผู้ใช้เครื่องในการบำรุงรักษาตามคาบเวลา บำรุงรักษาเชิงป้องกัน และบำรุงรักษาเชิงแก้ไขและ ปรับปรุง ทั้งนี้เพื่อการวัดความเสื่อมสภาพของเครื่องจักร และหาทางฟื้นความเสื่อมสภาพต่อไป

2) กิจกรรมส่งเสริมการบำรุงรักษาด้วยตนเอง
     ดังที่กล่าวมาแล้ว หน้าที่ของผู้ใช้เครื่องในการบำรุงรักษาด้วยตนเอง คือ การ ป้องกันความเสื่อมสภาพของเครื่องจักรเป็นสิ่งสำคัญ แต่การป้องกันความเสื่อมสภาพดังกล่าวของผู้ใช้เครื่องจะเป็นไปได้ก็ต่อเมื่อได้รับการช่วยเหลือและชี้นำที่เหมาะสมจากฝ่ายซ่อมบำรุง โดยเฉพาะในเรื่องต่างๆ ดังต่อไปนี้

- ให้ความรู้เกี่ยวกับหน้าที่และชิ้นส่วนต่างๆ ของเครื่องจักร รวมถึงการให้ความรู้เกี่ยวกับชิ้นส่วนที่มีความซับซ้อนเกินกว่า ผู้ใช้เครื่องจะถอดออกมาเองได้

- ให้ความรู้และชี้แนะกี่ยวกับการจับยึดในจุดต่างๆ ของเครื่องจักร

- ให้ความรู้และคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการหล่อลื่นและสารหล่อลื่นประเภทต่างๆ รวมถึงมาตรฐานการ หล่อลื่น (ตำแหน่งที่ต้องหล่อลื่น ชนิดของสารหล่อลื่น ช่วงเวลาที่ต้องหล่อลื่น)

- ให้ความรู้และคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการตรวจสอบ และมาตรฐานการตรวจสอบ

- ให้การตอบสนองที่รวดเร็วหลังจากได้รับแจ้งเกี่ยวกับความผิดปกติและความเสื่อมสภาพต่างๆ ของ เครื่องจักรจากผู้ใช้เครื่อง

- ให้ความช่วยเหลือทางด้านเทคโนโลยีในการปรับปรุงวิธีการตรวจจับความผิดปกติ หรือการรับรู้ความผิดปกติ

3)วิจัยและพัฒนาเทคโนโลยีการบำรุงรักษาและจัดทำมาตรฐานการบำรุงรักษา

4)บันทึกข้อมูลการบำรุงรักษาเพื่อนำมาเป็นฐานข้อมูลทางด้านการบำรุงรักษา

5)ทำการค้นคว้าหาวิธีวิเคราะห์ความเสียหายของเครื่องจักร, วิเคราะห์การเกิดอุบัติเหตุเพื่อหาทางป้องกันต่อไป

6)ประสานกับฝ่ายวิจัยและพัฒนาในการออกแบบเครื่องจักรอุปกรณ์โดยคำนึงถึงการบำรุงรักษา

7)การควบคุมอะไหล่ อุปกรณ์ช่วยในการผลิต และข้อมูลทางด้านเทคโนโลยี